privacy Reglement

1. De persoonsgegevens van de leden van Almelo’s Christelijk Mannenkoor worden voor
zover nodig in een bestand bewaard met als doel een zo goed mogelijk functioneren van de
vereniging mogelijk te maken, zowel op artistiek als op sociaal verenigingsniveau.
2. Het doel waarvoor de persoonsgegevens nodig zijn bestaat uit:
a. Een optimale berichtenuitwisseling met de leden;
b. Een duidelijk overzicht van de leeftijdsopbouw en de stemsoorten ten behoeve van de
koorkwaliteit en koorbalans;
c. Een adequate contributie-inning;
d. Een adressenoverzicht in verband met eventuele wensen van de gemeente Almelo met
betrekking tot het subsidiebeleid op basis van het aantal in Almelo wonende leden.
e. Het bevorderen van de onderlinge banden.
3. De persoonsgegevens die in het bestand worden bewaard bestaan uit de namen en
voornamen, de geboortedata, de adressen, postcodes en woonplaatsen, de telefoonnummers,
de e-mailadressen, de stemsoort, de data van lidmaatschap en de huwelijksdata data van de
leden en de namen van de partners van de leden.
4. De adressen, postcodes en woonplaatsen van de leden worden in het bestand opgeslagen
voor het geval er storingen optreden in het digitale netwerk, de leden niet zijn aangesloten op
het digitale netwerk of via dat netwerk geen berichten willen ontvangen.
5. Het bestand van de persoonsgegevens wordt beschermd en beheerd door het bestuurslid
dat belast is met de ledenadministratie en opgeslagen in de computer van dat bestuurslid.
Deze computer is zo goed mogelijk beschermd tegen datalekken, wat ten minste jaarlijks
wordt gecheckt. Het bestuur is eindverantwoordelijk.
6. Het onder 5 genoemde bestuurslid, hierna genoemd ledenadministrateur, beheert van het
bestand een back-up op papier, op de harde schijf van zijn of haar computer en in een
cloudomgeving, dit voor het geval er storingen optreden in zijn of haar computer.
7. De bestuursleden hebben elk toegang tot het bestand met de persoonsgegevens voor zover
dat voor de uitoefening van hun taak wenselijk of noodzakelijk is. Zij zijn verplicht tot
geheimhouding hierover.
Privacy Reglement
ALMELO’S CHRISTELIJK MANNENKOOR
8. Elk lid verleent na aanmelding toestemming voor de opname van zijn of haar
persoonsgegevens als bedoeld onder 3, alvorens deze gegevens worden opgenomen in het
bestand.
9. Elk lid heeft recht op inzage van de opslag van de eigen persoonsgegevens of aanpassing
daarvan. Hij of zij kan hierover contact opnemen met de ledenadministrateur.
10. Indien externe partijen noodzakelijkerwijs moeten werken met de persoonsgegevens van
de leden, geschiedt dat alleen na het opmaken van een verwerkersovereenkomst.
11. Onder een datalek wordt de situatie verstaan wanneer de persoonsgegevens in handen
vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Bijvoorbeeld
naar aanleiding van een beveiligingsprobleem of cyberaanvallen, verkeerd verzonden e-mails
of diefstal van apparatuur.
12. Bij vermoeden van een datalek moet dit gemeld worden aan de ledenadministrateur. Deze
checkt zo mogelijk wat er gelekt is en brengt in kaart wat de gevolgen zijn voor het lid van
wie de persoonsgegevens gelekt zijn.
13. Indien de ledenadministrateur, dan wel het bestuur, van oordeel is dat het datalek
daadwerkelijk gevaar oplevert voor de vereniging, haar leden of derden dan meldt deze dit
datalek binnen 72 uur na de ontdekking aan de Autoriteit Persoonsgegevens
(http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl). De melding bestaat uit:
a. De aard van de inbreuk;
b. Het bestuurslid of lid van de vereniging bij wie meer informatie over de inbreuk kan
worden verkregen;
c. De aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;
d. Een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor
de verwerking van de persoonsgegevens;
e. De maatregelen die de vereniging heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen
te verhelpen
14. Dit reglement is voor elk lid te raadplegen via de website van de vereniging.

Geplaatst in Leden, Nieuws.